Eine gute Klassifizierung und Beschreibung Ihrer Dokumente trägt erheblich dazu bei, diese einfach und schnell aufzufinden, unabhängig von der Person, die mit dem Vorgang betraut ist.
- Klassifizieren: physisches und inhaltliches Ordnen der von der Institution im Rahmen ihrer Tätigkeiten erzeugten oder empfangenen Dokumente
- Beschreiben: eindeutiges Identifizieren der Dokumente oder der Akten, um sie problemlos einordnen und wiederfinden zu können
Ein gutes Klassifizierungs- und Beschreibungssystem, das alle kennen und anwenden, erhöht die Effizienz einer Verwaltung erheblich.