Das Nationalarchiv hat die Aufgabe, Dokumente von historischem, wissenschaftlichem, wirtschaftlichem, gesellschaftlichem und kulturellem Interesse zu sammeln, aufzubewahren und zugänglich zu machen. Das betrifft sowohl Papierdokumente als auch digitale Dokumente.
Die gesammelten Dokumente von historischem, wissenschaftlichem, wirtschaftlichem, gesellschaftlichem und kulturellem Interesse kommen von:
- staatlichen Verwaltungen
- Privatpersonen, Unternehmen, Vereinen des privaten Sektors
Archivdokumente der staatlichen Verwaltungen
Ein wichtiger Unterschied besteht zwischen der laufenden Registratur, dem Zwischenarchiv und dem historischen Archiv.
Die staatlichen Verwaltungen führen ihre eigene laufende Registratur und ihr eigenes Zwischenarchiv
Der Begriff „laufende Registratur“ bezeichnet alle Dokumente, die in den Behörden, die sie erstellt oder empfangen haben, noch für die Bearbeitung gebraucht werden. Diese Dokumente sind notwendig, damit die Verwaltung ihren Aufgaben nachkommen kann.
Dabei kann es sich sowohl um das heute Morgen erstellte Word-Dokument handeln, um den in der vergangenen Woche eingegangenen Brief oder um E-Mails oder Entscheidungen, die schon mehrere Monate oder Jahre zurückliegen, jedoch für die Bearbeitung einer noch laufenden Angelegenheit wichtig sind.
Die Dokumente müssen ab ihrer Erstellung angemessen verwaltet werden.
Der Begriff „Zwischenarchiv“ bezeichnet sämtliche Dokumente, die von der Verwaltung nicht mehr benötigt werden, weil der Vorgang abgeschlossen ist. Sie können jederzeit für administrative oder juristische Zwecke wieder eingesehen werden, z.B. um gegenüber dem Bürger, der Politik oder den Gerichten Rechenschaft abzulegen. Dabei handelt es sich beispielsweise um Rechnungen, Verträge, Berichte, die wichtige Entscheide belegen.
Die Vorteile einer optimalen Verwaltung dieser Dokumente sind offenkundig:
- Größere Effizienz beim Abwickeln der laufenden Geschäfte: Identifizierung, Verortung und Übermittlung von Dokumenten;
- Kontrolle des Lebenszyklus: Platzersparnis (Räume und Server), Zeit- und somit auch Geldersparnis;
- Beitrag zur sparsamen Verwendung der staatlichen Gelder;
- Förderung der demokratischen Transparenz und der administrativen Effizienz;
- Verbesserung des Markenimages allgemein.
Das Nationalarchiv verwaltet das historische Archiv
Dabei handelt es sich um Dokumente, die aufgrund ihres historischen, wissenschaftlichen, kulturellen, wirtschaftlichen oder gesellschaftlichen Wertes für das Großherzogtum dauerhaft aufbewahrt werden.
Die Auswahl dessen, was in das historische Archiv übernommen und dauerhaft aufbewahrt wird, wird gemeinsam vom Nationalarchiv und der staatlichen Verwaltung getroffen.
Um eine langfristige und adäquate Aufbewahrung der Archivdokumente zu garantieren, müssen sie schon ab ihrer Erstellung in den staatlichen Verwaltungen angemessen behandelt werden, um im Nationalarchiv unter klar definierten Bedingungen hinterlegt zu werden. Nach der Hinterlegung der Dokumente werden sie - im Einklang mit dem Archivgesetz vom 17. August 2018 - vom Archivpersonal erschlossen und zugänglich gemacht.
Da eine angemessene Verwaltung der laufenden Registratur und des Zwischenarchivs in zweifacher Hinsicht von Bedeutung ist, gibt dieser Teil unserer Website den staatlichen Verwaltungen Auskunft über:
- Die Klassifizierung und Beschreibung der Dokumente aus der laufenden Registratur und dem Zwischenarchiv;
- Die Bedingungen, unter denen diese Dokumente aufbewahrt und gelagert werden;
- Die Bewertung, d.h. die Entscheidung darüber, was in das historische Archiv übergeht und im Nationalarchiv hinterlegt wird;
- Die Modalitäten dieser Hinterlegung im Nationalarchiv.
Archivdokumente von Personen, Unternehmen und Vereinen des privaten Sektors
Ergänzend zu Archiven der staatlichen Verwaltungen sind Archivdokumente von Personen, Unternehmen und Vereinen des privaten Sektors für die historische Forschung und das Verständnis der Vergangenheit des Großherzogtums unverzichtbar.
Aus diesem Grund nimmt das Nationalarchiv private Archivdokumente über Schenkungen, Vermächtnisse oder als Depotstelle an. Der Gegenwert der dem Nationalarchiv überlassenen Dokumente ist im Übrigen steuerlich absetzbar.
Darüber hinaus berät das Nationalarchiv Inhaber privater Archivdokumente zur Verwaltung ihrer Dokumente.
Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie von unserer Abteilung Collecte, conseil et encadrement.