En date du 22 août 2022, la ministre de la Santé, Paulette Lenert, et la directrice des Archives nationales de Luxembourg, Josée Kirps, ont signé une convention relative au tableau de tri des documents et des archives du ministère de la Santé.
Le ministère de la Santé est en train de préparer ses archives, remontant pour certains documents jusqu'en 1920, pour les verser prochainement selon le nouveau tableau de tri aux Archives nationales.
Outre la sélection des documents, le tableau de tri détermine notamment la durée d'utilité administrative des archives, c'est-à-dire la durée légale ou pratique pendant laquelle des archives sont susceptibles d'être utilisées, ainsi que leur sort final, c'est-à-dire la conservation ou la destruction des archives. En cas de conservation, les documents sont versés aux Archives nationales de Luxembourg, une fois leur durée d'utilité administrative révolue.
Le tableau de tri est conçu indépendamment du support de stockage des documents qu'il mentionne. Les règles de conservation s'appliquent donc autant aux documents physiques qu'aux documents numériques.
L'élaboration d'un tableau de tri répond d'une part à la finalité d'assurer la sélection et la conservation des archives définitives devant être conservées sans limitation dans le temps. D'autre part, elle vise à simplifier, harmoniser et rationaliser la gestion des documents et des données dans les espaces de stockage physiques ou numériques des producteurs d'archives par le biais de versements ou de destructions d'archives réguliers.
Le tableau de tri a été établi en collaboration avec le service Collecte, conseil et encadrement des Archives nationales de Luxembourg au cours des derniers mois.
Depuis 2018, les tableaux de tri de 41 ministères/administrations ont été signés. Ils peuvent être consultés via ce lien. 41 tableaux de tri sont actuellement en dernière phase de réalisation du projet et seront signés prochainement. Le taux d’avancement général du projet « tableaux de tri de l’État » auprès des ANLux est de 73 %.