Tous les documents ne sont pas à conserver. Après un certain temps, ils perdent leur utilité administrative et/ou juridique. A ce moment se pose la question de savoir ce qui est conservé comme archives historiques et ce qui peut être détruit.
Tri judicieux
- Il optimise la gestion documentaire en ne conservant que ce qui doit l’être ;
- Il fait gagner de l’espace et de l’argent pour frais de stockage ;
- Il baisse le risque de destruction, par manque de place, des documents qui devraient être conservés.
Cette évaluation, c’est-à-dire la décision sur ce qui doit être conservé et ce qui doit être détruit, est réalisée en étroite collaboration par :
- les archivistes de métier, experts quant à la valeur patrimoniale des documents ;
- les services producteurs au sein des administrations, connaissant la valeur administrative, juridique et financière des documents.
Les décisions sont prises d’un commun accord.
Ensemble, nous déterminons pour chaque type de document sa valeur administrative et juridique (valeur primaire) et sa valeur patrimoniale et historique (valeur secondaire). Les Archives nationales vous conseillent sur les critères d'évaluation des types de documents ayant une valeur patrimoniale ainsi que sur les critères d'évaluation des types de documents n’ayant aucune valeur patrimoniale.
Ces décisions sont inscrites dans un tableau de tri. Sur base de ce dernier, les documents à conserver en raison de leur intérêt historique et patrimonial sont finalement séparés de ceux qui sont destinés à la destruction. Notre rubrique « Confier ses archives ou les éliminer » fournit plus de détails à ce sujet.
Tableau de tri
Le tableau de tri est une liste qui recense les documents produits ou reçus par chaque organisme dans le cadre de son activité et de la conduite de ses affaires.
Ce tableau mentionne notamment la durée d’utilité administrative (DUA) des documents, leur sort final - conservation ou destruction - et les références légales le cas échéant.
Conformément à la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage :
- Les producteurs d'archives publiques soumis au régime général et les Archives nationales sont co-responsables pour la réalisation du tableau de tri, dans un délai de 7 années suivant l’entrée en vigueur de la loi, soit avant le 1er septembre 2025 ;
- Les producteurs d’archives publiques relevant des régimes dérogatoires - autres que les organismes relevant des cultes ou des communes - doivent établir à leur charge un tableau de tri dans un délai de 7 années suivant l’entrée en vigueur de la loi, soit avant le 1er septembre 2025. Les ANLux peuvent leur fournir des conseils dans l’accomplissement de cette tâche ;
- Tout autre organisme peut prendre lui-même l’initiative de réaliser un tableau de tri. Les ANLux peuvent alors également apporter des conseils méthodologiques.
En vertu de la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage (article 2, point 7), les tableaux de tri sont accessibles au public, exception faite pour les tableaux de tri référençant des documents qui ont trait à la défense nationale, à la sécurité du Grand-Duché de Luxembourg ou à la sécurité des États étrangers ou des organisations internationales ou supranationales avec lesquelles le Luxembourg poursuit des objectifs communs sur base d’accords ou de conventions.
Les tableaux de tri réalisés à ce jour peuvent être consultés via ce lien.