Nicht alle Dokumente sind archivwürdig. Nach einer gewissen Zeit verlieren sie ihren administrativen und/oder juristischen Nutzwert. In dem Augenblick stellt sich die Frage, was in das historische Archiv übergeht und was vernichtet werden kann.
Eine sorgfältige Auswahl
- optimiert das Dokumentenmanagement, denn aufbewahrt wird nur das Erforderliche;
- spart Platz und Lagerkosten;
- senkt das Risiko, dass aus Platzmangel Dokumente vernichtet werden, die eigentlich aufbewahrt werden sollten.
Diese Bewertung, d. h. die Entscheidung, was aufzubewahren und was zu vernichten ist, erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen
- den Facharchivaren, denn sie sind die Experten, die den historischen Wert der Dokumente einschätzen können;
- den Abteilungen innerhalb der Verwaltungen, die Dokumente erstellen, denn sie kennen den administrativen, juristischen und finanziellen Wert der Dokumente.
Die Entscheidungen werden im gegenseitigen Einverständnis genommen.
Die Entscheidungen werden einvernehmlich getroffen. Für jeden Dokumententyp legen wir gemeinsam dessen administrativen und juristischen Wert (primärer Wert) und seinen historischen Wert (sekundärer Wert) fest. Das Nationalarchiv berät Sie über die Kriterien der Bewertung, die Dokumententypen, die über einen historischen Wert sowie über jene Dokumententypen, die über keinen historischen Wert verfügen.
Diese Entscheidungen werden in einem Bewertungsmodell festgehalten. Darin wird festgelegt, welche Dokumente aufgrund ihres historischen Interesses dauerhaft aufbewahrt werden und welche Dokumente vernichtet werden. Unsere Rubrik Ablieferung oder Kassation enthält weitere Einzelheiten zu diesem Thema.
Bewertungsmodell
Beim Bewertungsmodell handelt es sich um eine Liste, die alle Dokumente erfasst, die von der Institution im Rahmen ihrer Tätigkeit erstellt oder entgegengenommen werden.
Dieses Bewertungsmodell enthält verschiedene Rubriken wie die Dauer des Verwaltungsnutzens der Dokumente, ihre letztendliche Zweckbestimmung – Aufbewahrung oder Kassation – sowie ggf. gesetzliche Hinweise.
Gemäß dem Archivgesetz vom 17. August 2018:
- sind die Provenienzstellen öffentlichen Archivguts, die den allgemeinen Regelungen des Gesetzes unterworfen sind verantwortlich - zusammen mit dem Nationalarchiv - für die Erstellung von Bewertungsmodellen. Diese Bewertungsmodelle müssen innerhalb von 7 Jahren nach dem Inkrafttreten des Archivgesetzes, d.h. vor dem 1. September 2025, erstellt werden;
- müssen die Provenienzstellen öffentlichen Archivguts, für die eine Ausnahmeregelung im Gesetz gilt, innerhalb von 7 Jahren nach dem Inkrafttreten des Archivgesetzes, d.h. vor dem 1. September 2025, eigene Bewertungsmodelle erstellen. Dies gilt nicht für die Gemeinden und die verschiedenen Religionsgemeinschaften. Das Nationalarchiv kann beratend zur Seite stehen;
- kann jedwede Institution auf eigene Initiative hin Bewertungsmodelle erstellen. Das Nationalarchiv kann diesen Institutionen mit methodischen Empfehlungen zur Seite stehen.