Les Archives nationales ont comme mission de collecter, de conserver et de communiquer les documents d’intérêt historique, scientifique, économique, sociétal ou culturel. Il s’agit aussi bien de documents sur support papier que de documents sur support numérique.
Ces documents d’intérêt historique, scientifique, économique, sociétal ou culturel collectés se composent
- des archives en provenance des administrations publiques
- des archives en provenance de personnes, sociétés ou associations privées
Archives des administrations publiques
Il importe de distinguer les archives courantes et intermédiaires des archives historiques.
Les administrations publiques gèrent leurs « archives courantes et intermédiaires »
Le terme « archives courantes » désigne tous les documents qui sont d’utilisation habituelle et fréquente pour l’activité des services qui les ont produits et reçus. Ces documents sont conservés pour le traitement des affaires. Ils constituent une base de travail très fréquemment consultée.
Il s’agit p.ex. aussi bien du document Word crée ce matin, de la lettre reçue la semaine passée que des emails ou décisions datant de plusieurs mois ou années, mais importants dans la gestion d’un dossier toujours en cours.
Les documents doivent être gérés de façon appropriée dès leur création.
Le terme « archives intermédiaires » désigne tous les documents dont l’administration n’a plus besoin au quotidien parce que le dossier est clos, mais qu’elle doit être en mesure de retrouver à tout moment pour des besoins administratifs ou juridiques pour pouvoir se justifier envers le citoyen, le pouvoir politique ou encore devant les tribunaux. Il s’agit par exemple de factures, de contrats, de rapports prouvant des décisions importantes.
Les avantages d’une bonne gestion de ces archives sont évidents :
- Plus grande efficacité dans la gestion des affaires courantes : identification, localisation et communication/diffusion des documents ;
- Cycle de vie maitrisé : gain d’espace (locaux + serveurs), de temps et donc d’argent ;
- Contribution à la bonne gestion des finances publiques, à la transparence démocratique, à l’efficacité administrative et à l’image de marque de l’institution en générale.
Les Archives nationales gèrent les « archives historiques »
Il s’agit des documents qui sont dignes d’une conservation à très long terme en raison de leur intérêt historique, scientifique, culturel, économique ou sociétal pour le Grand-Duché de Luxembourg.
Le choix de ce qui est digne d’être « archives historiques » et de bénéficier d’une conservation à très long terme est un choix commun des Archives nationales et de l’administration publique.
Afin de garantir une bonne conservation à long terme des archives, celles-ci doivent être gérées de façon appropriée dès leur création au sein des administrations publiques et versées dans des conditions bien définies aux Archives nationales. Après le versement des documents, nous nous en occupons et nous les mettons à disposition des chercheurs dans le respect de la loi du 17 août 2018 relative à l'archivage.
Vu cette double importance d’une bonne gestion des archives courantes et intermédiaires, cette partie de notre site renseigne les administrations publiques sur :
- Le classement et la description des « archives courantes et intermédiaires » ;
- Les conditions dans lesquelles les archives courantes et intermédiaires sont conservées et stockées ;
- Le tri et l’évaluation, c’est-à-dire la décision de ce qui sera considéré « archives historiques » versées aux Archives nationales ;
- Les modalités de ce versement aux Archives nationales.
Archives de personnes, de sociétés ou d’associations privées
A côté des documents d’archives nous provenant des administrations publiques, des archives en provenance de personnes, de sociétés ou d’associations privées sont indispensables à la recherche historique et à la compréhension du passé du Grand-Duché.
Pour cette raison, nous acquérons des archives privées par voie de don, de legs ou de dépôt. La contrevaleur de documents donnés aux Archives nationales est d’ailleurs fiscalement déductible.
De plus, nous conseillons les détenteurs d’archives privées dans la gestion de leurs documents.
Contactez notre service Collecte, conseil et encadrement pour plus d’informations à ce sujet.