Établir un plan de classement

© Joe Goergen

Selon la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage, les producteurs d’archives publiques sont tenus d’organiser leurs documents selon un système de classement.

Pour mettre en place un classement efficace, suivez les conseils suivants :

  • Les documents doivent être classés dans des dossiers relatifs à une procédure administrative, à une affaire, à une personne, à un projet etc. ;
  • Les dossiers doivent être classés dans des séries qui couvrent de manière ordonnée, l’ensemble d’une thématique commune, d’un cadre chronologique, d’une suite géographique ou alphabétique etc. ;
  • Les séries doivent être classées selon les fonctions exercées au sein de l’organisme. A défaut d’une définition des fonctions, elles seront classées selon l’organigramme de l’institution.

Le plan de classement est la colonne vertébrale du système d’organisation des documents pour l’ensemble de l’organisme.

  • Il a une structure logique, hiérarchique, qui va du général au particulier ;
  • Il doit couvrir l’ensemble des documents indépendamment de leur support. Il est le même pour les documents papier que pour les documents électroniques ;
  • Il évite de multiplier les niveaux et d’amplifier la profondeur du classement ;
  • Les  rubriques « Divers », « Généralités », « Autres », etc. sont à proscrire car elles n’apportent aucune information constructive.

Pour élaborer un plan de classement, il est essentiel :

  • d’avoir le soutien de votre hiérarchie. Le plan de classement est un outil structurel qui touche l’ensemble d’un organisme et qui doit être connu et appliqué par tous pour être efficace ;
  • de l’élaborer en collaboration étroite avec vos collègues.

Une première version du plan de classement élaborée devra être testée. Après une phase de test couronnée de succès, l’ensemble de votre organisme sera formé et le plan de classement sera finalement implémenté.

Que faire si vous ne disposez pas de plan de classement ou lorsque l’ordre d’origine des documents est fortement perturbé ? Vous devez alors réaliser un relevé préalable de vos archives, appelé « récolement » : ce relevé permet de faire un état des lieux succinct de la situation et de déterminer le lieu de stockage, le sujet des séries concernées, la volumétrie et la période des archives. Regroupez alors les dossiers selon les différentes séries qui auront été relevées.

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