Das Archivgesetz vom 17. August 2018 hält die Verantwortlichen der Provenienzstellen von öffentlichem Archivgut dazu an, ihre Dokumente gemäß den Vorschriften des Klassifizierungssystems zu verwalten.
Für eine effiziente Klassifizierung empfehlen wir Folgendes:
- Die Dokumente müssen in Akten zu einem Verwaltungsverfahren, einer Rechtssache, einer Person, einem Projekt usw. eingeordnet werden;
- Die Akten sind in Reihen zu ordnen, die eine gemeinsame Thematik, einen chronologischen Rahmen, eine geografische oder alphabetische Abfolge usw. abdecken;
- Die Reihen müssen gemäß den von der Verwaltung ausgeübten Aufgaben geordnet werden. Sind diese Aufgaben nicht festgelegt, werden sie nach dem Organigramm der Verwaltung geordnet.
Der Aktenplan bildet das Rückgrat des Organisationsprinzips der Dokumente für die gesamte Institution.
- Er hat eine logische und hierarchische Struktur nach dem Prinzip „vom Allgemeinen zum Spezifischen“;
- Er muss alle Dokumente erfassen, unabhängig von deren Träger. Das gilt für Dokumente in Papierform ebenso wie für solche in elektronischer Form;
- Zu viele Sortierebenen und Klassifizierungsstufen sollen vermieden werden;
- Die Rubriken Verschiedenes, Allgemeines, Sonstiges o. ä. dürfen nicht verwendet werden, denn sie enthalten keinerlei sinnvolle Information.
Zur Erstellung eines Aktenplans ist es unerlässlich:
- die Unterstützung Ihrer Vorgesetzten zu haben. Der Aktenplan ist ein strukturelles Instrument, das die gesamte Institution betrifft. Um effizient zu sein, muss er von allen Mitarbeitern beherrscht und angewandt werden;
- ihn in enger Zusammenarbeit mit Ihren Arbeitskollegen auszuarbeiten.
Zunächst ist eine erste Version des erarbeiteten Aktenplans zu testen. Nach einer erfolgreich verlaufenen Testphase wird Ihre gesamte Institution geschult und der Aktenplan wird schließlich eingeführt.
Welche Schritte müssen Sie unternehmen, wenn Sie über kein Klassifizierungssystem verfügen oder wenn die Provenienz der Dokumente nicht mehr eindeutig bestimmt werden kann? In diesem Fall wird eine Auflistung des vorhandenen Archivguts angefertigt, die sogenannte Bestandsprüfung. Gruppieren Sie dann die Akten nach den verschiedenen Serien, die erhoben wurden.
Das Nationalarchiv bietet Ihnen zwei Arten von Vorlagen, um diese Bestandsprüfung durchzuführen:
- Eine einfache Version: Hierbei handelt es sich um die Mindestangaben, die bei dieser Arbeit gemacht werden müssen, um eine kurze Bestandsaufnahme der Situation vorzunehmen und den Aufbewahrungsort, das Thema der betroffenen Serien, den Umfang und den Zeitraum des Archivguts zu bestimmen. Die Verknüpfung mit den Serien im Bewertungsmodell (falls Sie über ein solches verfügen) ist ebenfalls wesentlich, um anschließend zu bestimmen, welche Archivalien wann abgeliefert/vernichtet werden sollen.
- Eine detailliertere Version mit mehr Spalten: Zwei zusätzliche Spalten geben Auskunft über den Ablauf der Dauer des Verwalungsnutzens und die letztendliche Zweckbestimmung. Sie ermöglichen insbesondere die Verwendung von Filtern, um das Volumen der anzuliefernden/zu vernichtenden Archivalien global oder für ein bestimmtes Jahr zu identifizieren. Die Hinzufügung einer Spalte, die die Art der Akten/Ablageart angibt, hilft Ihnen, die Berechnung der Vorbereitungszeit für eine Ablieferung zu verfeinern, indem Sie zwischen seriellen und nicht-seriellen Akten unterscheiden.