Erstellung eines Aktenplans

© Joe Goergen

Das Archivgesetz vom 17. August 2018 hält die Verantwortlichen der Provenienzstellen von öffentlichem Archivgut dazu an, ihre Dokumente gemäß den Vorschriften des Klassifizierungssystems zu verwalten.

Für eine effiziente Klassifizierung  empfehlen wir Folgendes:

  • Die Dokumente müssen in Akten zu einem Verwaltungsverfahren, einer Rechtssache, einer Person, einem Projekt usw. eingeordnet werden;
  • Die Akten sind in Reihen zu ordnen, die eine gemeinsame Thematik, einen chronologischen Rahmen, eine geografische oder alphabetische Abfolge usw. abdecken;
  • Die Reihen müssen gemäß den von der Verwaltung ausgeübten Aufgaben geordnet werden. Sind diese Aufgaben nicht festgelegt, werden sie nach dem Organigramm der Verwaltung geordnet.

Der Aktenplan bildet das Rückgrat des Organisationsprinzips der Dokumente für die gesamte Institution.

  • Er hat eine logische und hierarchische Struktur nach dem Prinzip „vom Allgemeinen zum Spezifischen“;
  • Er muss alle Dokumente erfassen, unabhängig von deren Träger. Das gilt für Dokumente in Papierform ebenso wie für solche in elektronischer Form;
  • Zu viele Sortierebenen und Klassifizierungsstufen sollen vermieden werden;
  • Die Rubriken Verschiedenes, Allgemeines, Sonstiges o. ä. dürfen nicht verwendet werden, denn sie enthalten keinerlei sinnvolle Information.

Zur Erstellung eines Aktenplans ist es unerlässlich:

  • die Unterstützung Ihrer Vorgesetzten zu haben. Der Aktenplan ist ein strukturelles Instrument, das die gesamte Institution betrifft. Um effizient zu sein, muss er von allen Mitarbeitern beherrscht und angewandt werden;
  • ihn in enger Zusammenarbeit mit Ihren Arbeitskollegen auszuarbeiten.

Zunächst ist eine erste Version des erarbeiteten Aktenplans zu testen. Nach einer erfolgreich verlaufenen Testphase wird Ihre gesamte Institution geschult und der Aktenplan wird schließlich eingeführt.

Welche Schritte müssen Sie unternehmen, wenn Sie über kein Klassifizierungssystem verfügen oder wenn die Provenienz der Dokumente nicht mehr eindeutig bestimmt werden kann? In diesem Fall wird eine Auflistung des vorhandenen Archivguts angefertigt, die sogenannte Bestandsprüfung: es wird zum einen eine Zustandsbeschreibung angefertigt und zum anderen die Aufbewahrungsstandorte, die Thematik der betroffenen Serien, das Volumen und die Laufzeiten bestimmt. Führen Sie die Akten in Hinblick auf die erstellten Serien zusammen.

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