Communication administrative hors juridictions

Pour accéder à la salle de lecture, le producteur doit compléter le formulaire d'inscription pour les producteurs d'archives et présenter une pièce d'identité.

Le producteur qui souhaite consulter ses archives publiques versées aux ANLux en fait la demande à l'adresse archives.nationales@an.etat.lu en attachant le formulaire Demande de consultation administrative en salle de lecture dûment rempli. Il sera informé par courriel de la disponibilité du dossier pour consultation en salle de lecture. 

Si un transfert de compétences a eu lieu et que le gestionnaire des archives n'est pas le producteur, veuillez compléter la ligne « entité demanderesse » dans le formulaire de la demande de consultation.

Par sa signature, le supérieur hiérarchique du demandeur autorise la consultation en salle de lecture et éventuellement la copie des documents consultés. 

Les dossiers consultés en salle de lecture doivent être rendus aux ANLux dans leur état initial : aucun document ne doit être soustrait, modifié ou ajouté au dossier lors de sa consultation. L’ordre initial des documents doit être respecté.

De manière exceptionnelle, le producteur peut demander la copie numérique de documents à l’aide du formulaire Demande de scan envoyé à archives.nationales@an.etat.lu. L’ensemble d’un dossier ne sera pas reproduit ; un maximum de 20 pages numérisées (sur 5 documents différents) par dossier seront mises à disposition sur la plateforme OTX. Par sa signature, le supérieur hiérarchique du demandeur autorise les copies numérisées.

La conservation des reproductions numériques mises à disposition sur la plateforme OTX et leur utilisation sont sous la responsabilité du producteur.

Si un transfert de compétences a eu lieu et que le gestionnaire des archives n'est pas le producteur, veuillez compléter la ligne « entité demanderesse » dans le formulaire de la demande de scan.

Au cas où un dossier versé aux Archives nationales est réouvert par l’entité versante, il est retourné à l’entité versante (art.17, (1) L. 17 août 2018 relative à l’archivage).

Le producteur qui souhaite réouvrir un dossier versé au ANLux envoit le formulaire Demande de restitution complété et signé à l’adresse archives.nationales@an.etat.lu. 

Une fois le dossier prêt, le producteur vient le chercher aux ANLux et signe un accusé de retour en deux exemplaires, dont un lui est remis. Le producteur fait une demande de restitution par dossier. 

La réouverture d’un dossier est un acte exceptionnel, dans la mesure où seul le dossier dont la durée d’utilité administrative a expiré a été versé au ANLux. 

Le dossier est uniquement confié par les ANLux, sur présentation d’une pièce d’identité, à la personne mentionnée sur la Demande de restitution. Il n’est pas transmis par voie postale. 

Le dossier est mentionné dans les bases de données comme ayant été retourné et une information du Service collecte, conseil et encadrement des ANLux est faite pour la mise à jour des bordereaux de versement et des bases de données. Après réouverture d’un dossier versé aux ANLux par le producteur, le dossier devra faire l’objet d’un nouveau versement.

Si un transfert de compétences a eu lieu et que le gestionnaire des archives n'est pas le producteur, veuillez compléter la ligne « entité demanderesse » dans le formulaire de la demande de restitution de dossier.