Les archives numériques sont soit des documents papiers digitalisés, soit des documents nativement numériques.
La conservation de documents numériques présente des défis bien particuliers :
- Les supports d’enregistrement utilisés pour l’archivage à long terme doivent être le plus stables possibles ;
- Petit à petit les supports d’enregistrement deviennent inutilisables. Rares sont les ordinateurs qui disposent encore aujourd’hui d’un lecteur pour disquettes, rares sont les laptops avec un lecteur CD-ROM ;
- Des programmes, des logiciels ou des formats très répandus aujourd’hui peuvent disparaître dans le futur et empêcher la future lecture de documents sauvegardés sous ces formats ;
- L’intégrité des documents doit être maintenue. Les signatures électroniques doivent perdurer sur les documents signés, l’agencement de données doit rester inchangé à l’intérieur de documents numériques.
Pour surmonter ces défis, une collaboration étroite avec votre service informatique est nécessaire.
Concernant le choix du support de conservation, il n’y a pas de solution idéale, tout support étant soumis à un risque d’obsolescence. Toutefois, pour effectuer le choix le plus adapté, il faut comprendre vos besoins :
- Quels sont vos usages (fréquence d’utilisation de l’information, conservation probante etc.) ?
- Quelles sont les performances que vous attendez (capacités de stockage, rapidité des accès, durée d’archivage des documents etc) ?
- Quelles sont vos ressources techniques et financières ?
En fonction de votre stratégie de conservation et d’utilisation, il conviendra de s’orienter vers tel ou tel support d’enregistrement ou une combinaison des deux. Dans tous les cas, il est crucial que les données soient conservées sur plusieurs supports de stockage. Un tableau des différents supports, associés à leur utilisation optimale est disponible aux Archives nationales.
Concernant les formats de conservation à privilégier, encore une fois, il n’y a pas de solution idéale, mais deux critères essentiels :
- Privilégier des formats publiés et ouverts ;
- Rester aussi indépendant que possible par rapport aux systèmes d’exploitation.
Un système d'archivage électronique est proposé aux administrations publiques.
Une liste des formats recommandés selon les types de fichier est disponible aux Archives nationales.
A l’heure actuelle, le meilleur moyen pour assurer la conservation sur le long terme de documents électroniques est l’utilisation d’un système d’archivage électronique. Il s’agit de systèmes informatiques qui permettent notamment de garantir la valeur probante d’un document numérique et qui déploie une stratégie de vieille technologique et de migrations pour garantir l’intégrité et la pérennité des archives dans le temps.
Attention, un système d’archivage électronique n’a pas les mêmes fonctions qu’un système de Gestion Electronique de documents. Pour mieux comprendre ces différences, les Archives nationales mettent à votre disposition un tableau comparatif.
Un système d’archivage électronique est proposé aux administrations publiques grâce à un partenariat entre les Archives nationales, le Centre des technologies de l’Information de l’Etat et la Bibliothèque nationale. Pour en savoir plus consulter le service Collecte, conseil et encadrement.