Digitale Dokumente sind entweder das Ergebnis der Digitalisierung von herkömmlichen Papierdokumenten oder wurden ursprünglich als genuine elektronische Dokumente (.doc, .xls, .pdf, …) erstellt.
Die Aufbewahrung digitaler Dokumente ist mit besonderen Herausforderungen verbunden:
- Die für die langfristige Archivierung verwendeten Speichermedien müssen so stabil wie möglich sein;
- Mit der Zeit sind diese Speichermedien nicht mehr verwendbar. Es gibt heute nur noch selten Computer, die über ein Diskettenlaufwerk verfügen, ebenso selten sind mittlerweile Laptops mit CD-ROM-Laufwerk;
- Programme oder Formate, die heute sehr gängig sind, können in der Zukunft verschwinden, sodass in diesen Formaten abgespeicherte Dokumente künftig nicht mehr lesbar sein werden;
- Die Datenintegrität muss aufrechterhalten werden. Auf den signierten Dokumenten müssen elektronische Signaturen fortbestehen, die Anordnung der Daten in den digitalen Dokumenten muss unverändert beibehalten werden usw.
Um diese Herausforderungen zu meistern, ist eine enge Zusammenarbeit mit Ihrer IT-Abteilung erforderlich.
Bezüglich der Auswahl des Aufbewahrungsmediums gibt es keine ideale Lösung, denn jeder Datenträger unterliegt dem Risiko, technisch zu veralten. Um jedoch die für Sie geeignetste Lösung zu finden, müssen Ihre Anforderungen geklärt werden:
- Wofür nutzen Sie die Daten? Häufigkeit der Nutzung der Informationen, sinnvolle Aufbewahrung usw.;
- Welche Leistungen erwarten Sie? Speicherkapazitäten, Schnelligkeit des Zugriffs, Dauer der Archivierung der Dokumente usw.;
- Welche technischen und finanziellen Ressourcen haben Sie?
Je nach Ihrer Aufbewahrungs- und Nutzungsstrategie ist es sinnvoll, sich für diesen oder jenen Datenträger zu entscheiden oder für eine Kombination aus Beidem. Es ist äußerst wichtig, dass die Daten auf mehreren Trägern gespeichert werden. Eine Tabelle der verschiedenen Speichermedien, einschließlich ihrer optimalen Verwendungsmöglichkeiten, stellt das Nationalarchiv gerne zur Verfügung.
Nochmals: zwar gibt es hinsichtlich der für Sie sinnvollen Speicherformate keine ideale Lösung, aber zwei ausschlaggebende Kriterien:
- Bevorzugen Sie veröffentlichte und offene Formate;
- Bleiben Sie anderen Betriebssystemen gegenüber so unabhängig wie möglich.
Den Verwaltungen wird ein elektronisches Archivierungssystem vorgeschlagen.
Eine Liste der je nach Dateityp zu empfehlenden Formate ist beim Nationalarchiv erhältlich.
Gegenwärtig ist das beste Mittel zur Gewährleistung der langfristigen Aufbewahrung elektronischer Dokumente die Verwendung eines elektronischen Archivierungssystems. Es handelt sich um ein System, das v. a. den Beweiswert eines elektronischen Dokuments garantiert und bei dem eine Strategie der technologischen Überwachung und Migrationen angewandt wird, um die Integrität und Haltbarkeit der Archive über einen langen Zeitraum zu gewährleisten.
Aber aufgepasst: ein elektronisches Archivierungssystem hat nicht dieselben Funktionen wie ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem. Um die Unterschiede zu verdeutlichen, stellt Ihnen das Nationalarchiv eine Vergleichstabelle zur Verfügung.
Dank der Zusammenarbeit von Nationalarchiv, dem staatlichen Zentrum für Informationstechnologien CTIE und der Nationalbibliothek steht den staatlichen Verwaltungen ein elektronisches Archivierungssystem zur Verfügung. Nähere Informationen hierzu erteilt Ihnen die Abteilung CCS.