Par « conditionnement » nous entendons la préparation physique des documents papier pour en garantir une conservation optimale à long terme. Ces lignes directrices suivantes ne valent que pour les documents considérés comme « archives historiques ».
La préparation physique des documents et les précautions de conditionnement :
- Enlever tous les éléments métalliques (trombones, agrafes, épingles) ou les matières plastiques (élastiques, pochettes en PVC) qui peuvent avec le temps endommager le document. Les éléments métalliques rouillent, les matières plastiques se désagrègent et provoquent l’adhésion de l’encre du document au plastique ;
- Remplacer les éléments métalliques et plastiques par des éléments de fixation ne contenant ni métaux ni plastifiants ;
- Mettre les documents dans des fardes pour reconstituer une unité matérielle ;
- Idéalement, dépoussiérer avec des plumeaux électrostatiques pour les documents très empoussiérés.
Le rangement dans des boîtes d’archivage :
- Caractéristiques techniques des boîtes d’archivage :
- Ne mettre ni trop, ni trop peu de documents par boîte ;
- Elles doivent être solides pour résister à l’écrasement et aux manipulations et de préférence de PH non acide ;
- Nous conseillons le format 15(L) x 35(H) x 30 (l) qui s’adapte plus facilement aux rayonnages actuels.
- Ne mettre ni trop, ni trop peu de documents par boîte ;
Pour les producteurs d’archives publiques relevant du régime général, les Archives nationales fournissent gratuitement, sur demande auprès du SCCE, les boîtes d’archivage et les fardes à 3 rabats prévues pour la conservation à long terme des archives.
Profitez de notre formation en ligne pour apprendre à préparer vos documents pour un archivage à long terme.
Les documents n’ayant pas pour finalité la conservation définitive et permanente peuvent être conservés dans leurs classeurs ou pochettes d’origine ou dans des boîtes d’archivage.
Tous les contenants (dossiers, classeurs, pochettes, boîtes,…) doivent porter une signalétique par le biais d’étiquettes ou de mentions manuscrites afin de faciliter leur identification et leur repérage.