Eine sachgerechte physische Vorbereitung der Papierdokumente ist unumgänglich, um ihre langfristige optimale Aufbewahrung zu garantieren. Die folgenden Leitlinien gelten nur für Dokumente, die in das historische Archiv übergehen.
Physische Vorbereitung der Dokumente und Vorsichtsmaßnahmen beim Verpacken:
- Entfernen Sie sämtliche Metall- (Büroklammern, Heftklammern, Stecknadeln) oder Kunststoffteile (Gummiringe, PVC-Klarsichthüllen), die mit der Zeit das Dokument beschädigen können. Metallteile rosten, Plastikteile zersetzen sich und führen dazu, dass die Tinte des Dokuments an dem Kunststoff kleben bleibt;
- Ersetzen Sie Metall- und Plastikteile durch Befestigungselemente, die weder Metall noch Kunststoff enthalten;
- Heften Sie die Dokumente in Mappen ab, damit diese eine materielle Einheit bilden;
- Idealerweise entstauben Sie sehr verstaubte Dokumente mit elektrostatischen Wedeln.
Aufbewahrung in Archivboxen:
- Technische Eigenschaften der Archivboxen:
- Füllen Sie weder zu viele noch zu wenige Dokumente in eine Box;
- Die Archivboxen müssen stabil und widerstandsfähig gegen Verformung sein und vorzugsweise einen alkalischen pH-Wert aufweisen;
- Wir empfehlen das Format 15(B)*35(H)*30 (L), das sich für die derzeit üblichen Regale gut eignet.
- Füllen Sie weder zu viele noch zu wenige Dokumente in eine Box;
Das Nationalarchiv stellt den Provenienzstellen öffentlichen Archivguts auf Nachfrage kostenlos Archivboxen und Jurismappen zur Verfügung, die für die langfristige Aufbewahrung von Archivdokumenten angedacht sind. Sie erhalten diese Archivboxen und Jurismappen beim Dienst „Collecte, conseil et encadrement“ des Nationalarchivs.
In unserer Online-Schulung lernen Sie, beschädigte Dokumente zu erkennen und angemessen zu reagieren.
Dokumente, die nicht dazu bestimmt sind, endgültig und dauerhaft archiviert zu werden, können in ihren Originalordnern oder -hüllen oder in Archivboxen aufbewahrt werden.
Alle Aufbewahrungsvorrichtungen (Aktenmappen, Ordner, Hüllen, Kartons usw.) müssen mit Etiketten oder handschriftlichen Vermerken gekennzeichnet werden, um ihre Identifizierung und Wiederauffindung zu ermöglichen.