L’organisation des données numériques en vue de leur archivage nécessite le recours à des normes. Ces textes, élaborés par consensus, permettent de définir un vocabulaire commun, modélisent des concepts et décrivent des exigences permettant de préserver l’authenticité des informations.
En amont des considérations techniques liées aux infrastructures, ces normes « métier » permettent de définir les responsabilités, l’organisation à mettre en œuvre et les conditions à respecter afin d’assurer la maîtrise des risques.
D’un point de vue pratique, les normes permettent de clarifier des concepts, définir des objectifs et des rôles au sein d’une organisation ou d’un projet. Elles sont utiles pour concevoir et implémenter des systèmes documentaires et rédiger des cahiers des charges.
En ce qui concerne la gestion des archives numériques, les Archives nationales de Luxembourg (ANLux) promeuvent en priorité les normes nationales et internationales publiées et approuvées par :
- l’ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l'Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services),
- l’ISO (International Organization for Standardization)
- l’ICA (International Council on Archives/Conseil International des archives).
Les normes présentées ci-après le sont dans le but de servir de référence à l’usage des services publics, des professionnels des archives (archivistes, délégués à l’archivage) ainsi qu’aux responsables de projets d’archivage numérique.
Cette liste de normes est évolutive et non-exhaustive.
Norme ILNAS
La norme nationale ILNAS 106:2024 sur l’archivage électronique a été publiée le 8 mars 2024 au Journal Officiel du Grand-Duché de Luxembourg. Cette révision, fondée sur les nouvelles versions des normes ISO/IEC 27001:2022 et ISO/IEC 27002:2022 ainsi que l’ISO 14641 Archivage électronique « Conception et exploitation d'un système informatique pour la conservation intègre de documents électroniques » actualise le référentiel d’exigences pour la certification des prestataires de services de dématérialisation ou de conservation (PSDC) prévue par la loi du 25 juillet 2015.
Norme Européenne
- TS 18170 – Exigences fonctionnelles pour les services d’archivage électronique
La norme TS 18170, élaborée par la Commission européenne pour accompagner le règlement eIDAS2 sur l’« archivage électronique qualifié », définit les conditions de mise en œuvre d’un service d’archivage électronique conforme. Les Archives nationales de Luxembourg (ANLux) ont participé à sa rédaction au sein du comité CEN 468.
Elle fixe notamment les exigences suivantes :
- Réception, stockage, restitution et suppression : assurer la conservation de données et documents électroniques (natifs numériques ou numérisés) de manière durable, accessible et protégée contre toute perte, altération ou destruction non autorisée — sauf adaptation contrôlée de format.
- Fiabilité et intégrité : garantir l’origine, la lisibilité, la durabilité et l’intégrité des documents au-delà de l’évolution technologique, et au minimum pendant toute la durée légale ou contractuelle de conservation.
- Preuves et rapports : permettre aux tiers autorisés d’obtenir un rapport certifiant qu’un document restitué d’un service qualifié bénéficie d’une présomption d’intégrité depuis son dépôt jusqu’à sa restitution.
- Sécurité : prévenir tout accès non autorisé ou toute utilisation abusive des documents confidentiels ou à accès restreint.
- Interopérabilité entre services de confiance : définir les interactions avec les autres services de confiance, notamment pour les transferts.
- Durabilité environnementale : encourager, lorsque possible, une approche respectueuse de l’environnement.
La dernière version est accessible via ce lien.
Normes ISO
- ISO 14721 (OAIS)
La norme OAIS (Open Archival Information System) répond aux besoins primordiaux pour tout système d’archivage électronique, comme la création de l’architecture d’un système d’archivage, l’organisation de la pérennisation, les principes de sécurité, la réversibilité et les questions de migration des données. Elle décrit plusieurs modèles conceptuels et détermine une terminologie spécifique.
Cette norme convient pour établir une stratégie de pérennisation des archives numériques et permet de définir les fonctionnalités d’un système d’archivage ainsi que les rôles entre producteur, système de préservation et utilisateur des données archivées.
La dernière version du décembre 2024 est accessible via ce lien.
- ISO 14641-1 (NF Z42-013)
Norme internationale, référencée par l’ILNAS dans la norme PSDC, elle décrit la mise en œuvre technique d’un système d’archivage permettant la préservation de la preuve électronique. Cette norme met l’accent sur les aspects liés à la traçabilité des opérations (journalisation) et est adoptée de façon directe par les éditeurs de logiciels. Elle peut répondre à des exigences très élevées et nécessite une évaluation précise des besoins d’archivage au préalable.
L’ISO 14641-1 produite en 2018 connaît une version plus récente, en français, sous la référence NF Z42-013.
L’évolution future de cette norme va se faire dans un contexte européen (CEN 468) avec une participation des ANLux.
Normes ICA
- ISO 16175-1 (ICA-Req)
Intitulée « Information et documentation — Processus et exigences fonctionnelles applicables aux logiciels de gestion des documents d'activité », cette norme définit des exigences ainsi que les résultats à obtenir pour la création, la capture, le classement, la conservation, l’élimination et l’utilisation des documents d’activité. L’approche, par l’analyse des processus de travail, est une composante importante de l’ISO 16175-1.
Ce texte est utile pour la compréhension des principaux concepts, des responsabilités des acteurs ainsi que des exigences fonctionnelles pour les systèmes. Les développements détaillés des exigences fonctionnelles sont utiles dans le cas de projets de rédaction de cahier des charges, par exemple.
Autres normes
Il existe d’autres normes nationales ou internationales pouvant présenter un intérêt technique pour l’archivage électronique.
Plusieurs organismes de normalisation assurent des publications. Bien que les ANLux ne prennent pas de position sur ces textes, il est recommandé de vérifier s’il existe des versions internationales de ces normes, souvent adaptées à des contextes spécifiques.
Le Service collecte, conseil et encadrement (SCCE) des ANLux est votre contact privilégié pour toute démarche mettant en lien archivage et normes :
- Nous sommes à votre écoute afin de vérifier l’interopérabilité de textes normatifs dans notre contexte national ;
- Nous évaluons l’usage d’une nouvelle norme pour l‘archivage numérique dans le contexte public ;
- Nous assurons des séances de formation et d’information sur l’implémentation des normes à destination des délégués à l’archivage et personnels de l’État et des communes en charge de projets d’archivage.