Die ordnungsgemäße Archivierung digitaler Daten setzt die Anwendung geeigneter Standards voraus. Die folgenden gemeinsam erarbeiteten Texte ermöglichen es ein einheitliches Vokabular zu definieren, Konzepte zu vereinheitlichen und Anforderungen zu beschreiben, mit denen die Authentizität von Informationen gewahrt werden kann.
Im Vorfeld der notwendigen technischen Anforderungen bieten fachspezifische Standards die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten zu bestimmen sowie die Organisation und die Bedingungen zu definieren, welche eine effektive Risikokontrolle gewährleisten.
Aus praktischer Sicht dienen Standards und Richtlinien dazu, Konzepte zu konkretisieren, Ziele zu definieren und Rollen innerhalb einer Organisation oder eines Projekts zu bestimmen. Sie helfen bei der Gestaltung und Implementierung von Dokumentationssystemen und bei der Erstellung von Projektvorgaben.
Das Luxemburger Nationalarchiv empfiehlt vorrangig nationale sowie internationale Standards für die Verwaltung von elektronischem Archivgut, die von den folgenden Organisationen und Instituten anerkannt und veröffentlicht wurden:
· ILNAS (Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité),
- ISO (International Organization for Standardization),
- ICA (International Council on Archives).
Die anschließend aufgeführten Standards sollen als Referenz für öffentliche Einrichtungen, Archivfachleute (Archivare, Archivierungsbeauftragte) und Verantwortliche von Projekten im Bereich der digitalen Archivierung dienen.
Die Liste wird ständig erweitert und gilt nicht als erschöpfend.
ILNAS-Standard
Die nationale ILNAS-Norm 106:2024 zur elektronischen Archivierung wurde am 8. März 2024 im Amtsblatt des Großherzogtums Luxemburg veröffentlicht. Die Überarbeitung basiert auf den neuen Versionen der Normen ISO/IEC 27001:2022 und ISO/IEC 27002:2022 sowie der ISO-Norm 14641 „Elektronische Archivierung – Entwurf und Betrieb eines Informationssystems zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente“ und aktualisiert das Anforderungsprofil für die Zertifizierung von Anbietern von Dematerialisierungs- oder Aufbewahrungsdiensten (PSDC), wie im Gesetz vom 25. Juli 2015 vorgesehen.
Europäische Norm
- TS 18170 – Richtlinien und funktionale Anforderungen an elektronische Archivierungsdienste
Die von der Europäischen Kommission im Rahmen der eIDAS-Verordnung entwickelte Norm zur qualifizierten elektronischen Archivierung definiert die Voraussetzungen für die Umsetzung eines konformen elektronischen Archivierungsdienstes.
Das Luxemburger Nationalarchiv war im Rahmen des CEN-Ausschusses 468 an der Ausarbeitung dieser Norm beteiligt.
Anforderungen an qualifizierte elektronische Archivierungsdienste:
- Entgegennahme, Aufbewahrung, Rückgabe und Vernichtung: Die elektronische Archivierung muss eine dauerhafte und zugängliche Aufbewahrung von Daten und Dokumenten (digital erstellt oder digitalisiert) sicherstellen. Diese sind vor Verlust, Veränderung oder unbefugter Vernichtung zu schützen, mit Ausnahme von kontrollierten Formatänderungen.
- Zuverlässigkeit und Integrität: Herkunft, Lesbarkeit, Haltbarkeit und Integrität der Dokumente, über technologische Entwicklungen hinaus, müssen gewährleistet sein – mindestens für die gesamte gesetzliche oder vertraglich festgelegte Aufbewahrungsfrist.
- Nachweise und Berichte: Berechtigte Dritte müssen die Möglichkeit haben einen Bericht zu erhalten, der bestätigt, dass ein von einem qualifizierten Dienst hinterlegtes und zurückgegebenes Dokument während des gesamten Zeitraums zwischen Hinterlegung und Rückgabe integer geblieben ist.
- Sicherheit: Unbefugter Zugriff sowie missbräuchliche Nutzung vertraulicher oder eingeschränkt zugänglicher Dokumente muss verhindert werden.
- Interoperabilität zwischen Vertrauensdiensten: Interaktionen mit anderen Vertrauensdiensten müssen klar definiert sein, insbesondere im Hinblick auf die Übertragung von Daten und Dokumenten.
- Ökologische Nachhaltigkeit: Ein umweltfreundlicher Ansatz soll – sofern möglich- gesichert werden.
Die aktuelle Version der Norm ist über folgenden Link abrufbar.
ISO-Standards
- ISO 14721 (OAIS)
Der OAIS-Standard (Open Archival Information System) erfüllt die grundlegenden Anforderungen an elektronische Archivierungssysteme, wie beispielsweise die Gestaltung einer Systemarchitektur, die Gewährleitung der Langlebigkeit, Prinzipien der Datensicherung und Reversibilität der Systeme sowie Aspekte der Datenmigration. Die Norm beschreibt verschiedene konzeptionelle Modelle und legt eine spezifische Fachterminologie fest.
Zudem ermöglicht sie die Entwicklung einer Strategie zur digitalen Langzeitarchivierung und definiert dabei die Funktionen der Archivierungssysteme sowie die Rollen der Produzenten, Aufbewahrungssysteme und Nutzer.
Die aktuelle Version (Dezember 2024) ist über diesen Link in englischer Sprache abrufbar.
- ISO 14641-1 (NF Z42-013)
Das ILNAS bezieht sich auf diese internationale Norm innerhalb der PSDC-Norm. Sie beschreibt die technische Implementierung von Archivierungssystemen, welche die Aufbewahrung elektronischer Nachweise ermöglichen. Diese Norm legt den Fokus auf die Nachvollziehbarkeit von Vorgängen (Protokollierung) und wird unmittelbar von Softwareherstellern übernommen. Sie kann hohen Anforderungen gerecht werden und erfordert im Vorfeld eine präzise Einschätzung des Archivierungsbedarfs.
Eine neuere Version der im Jahr 2018 erschienenen ISO 14641-1 ist in französischer Sprache unter der Referenz NF Z42-013 verfügbar.
Eine weitere Entwicklung dieser Norm im europäischen Kontext (CEN 468) wird unter Beteiligung des Luxemburger Nationalarchivs erfolgen.
ICA-Standards
- ISO 16175-1 (ICA-Req)
Die Norm „Information und Dokumentation - Prozesse und funktionale Anforderungen an Software zur Verwaltung von Geschäftsdokumenten“ definiert Anforderungen und Ziele für die Erstellung, Erfassung, Klassifizierung, Aufbewahrung, Entsorgung und Nutzung von Dokumenten, die im Rahmen einer Tätigkeit entstehen. Ein wichtiger Bestandteil der ISO 16175-1-Norm ist die Analyse von Arbeitsprozessen.
Dieser Text dient dem Verständnis grundlegender Konzepte, der Verantwortlichkeiten einzelner Akteure sowie der Festlegung von Funktionsanforderungen an Systeme. Detaillierte Ausarbeitungen von Funktionsanforderungen sind z. B. beim Erstellen von Projektvorgaben hilfreich.
Weitere Standards
Es gibt weitere nationale und internationale Normen, die für die elektronische Archivierung von technischem Interesse sein können.
Verschiedene Normungsorganisationen veröffentlichen entsprechende Standards. Auch wenn das Nationalarchiv keine Stellung zu diesen Texten bezieht, wird empfohlen, zu prüfen, ob es internationale Versionen solcher Normen gibt, da diese häufig auf spezifische Kontexte zugeschnitten sind.
Der Service collecte, conseil et encadrement (SCCE) gilt innerhalb des Luxemburger Nationalarchivs als ihr erster Ansprechpartner für Standardisierungsangelegenheiten bei der Archivierung und steht Ihnen für Folgendes zur Verfügung:
- Überprüfung der Vereinbarkeit von Standardisierungstexten in unserem nationalen Kontext;
- Bewertung der Verwendung neuer Standards und Normen für die elektronische Archivierung im öffentlichen Kontext;
- Schulungen und Informationsveranstaltungen zur Implementierung von Standards für Archivierungsbeauftragte sowie Staats- und Gemeindemitarbeitende, die mit Archivierungsprojekten betraut sind.