Évaluer ses besoins documentaires avec le dossier de maturité
Selon l’article 9 de la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage, les producteurs ou détenteurs d’archives publiques peuvent demander l’avis des Archives nationales lors de l’introduction de systèmes techniques de création, de stockage et de conservation de documents numériques, ou de modifications de ces systèmes impactant le cycle de vie des documents numériques, afin de contribuer à la systématisation des systèmes informatiques en place et de permettre d’analyser la compatibilité desdits systèmes avec une préservation à long terme des données numériques.
Cette demande peut être introduite par le biais du dossier de maturité mis à disposition par les Archives nationales. Ce dossier est destiné à accompagner les organisations dans l’évaluation de la maturité de leurs systèmes et de leurs besoins documentaires, ainsi que dans la définition de leurs exigences concernant la mise en place d’une solution de gestion électronique de documents (GED) adaptée et efficiente.
Ce dossier vous invite notamment à :
- Délimiter le périmètre du projet et les publics visés ;
- Identifier les personnes ressources ;
- Définir une politique et un cycle de vie pour la gestion documentaire ;
- Déterminer des exigences fonctionnelles et des exigences de préservation (pérennisation des certificats de signature électronique par exemple).
Il est possible de compléter le dossier avec les informations de votre organisation avant de le transmettre aux ANLux (scce@an.etat.lu). Les ANLux analyseront la demande à partir des éléments fournis et formuleront un avis dans un délai de deux mois.
Attention : ce dossier concerne exclusivement la mise en place d’une solution de GED. D’autres outils relatifs à la mise en place d’un système d’archivage électronique seront développés ultérieurement.