Bewertung ihres Dokumentationsbedarfs anhand des Eignungsantrags des Nationalarchivs
Gemäß Artikel 9 des Archivgesetzes vom 17. August 2018 können Produzenten oder Eigentümer von öffentlichem Archivgut, bei der Einführung technischer Systeme zur Erstellung, Speicherung und Aufbewahrung digitaler Unterlagen, eine Einschätzung des Nationalarchivs beantragen. Darüber hinaus kann eine solche Einschätzung auch bei Änderungen an diesen Systemen eingeholt werden, insbesondere, wenn diese sich auf die Lebensdauer digitaler Dokumente auswirken. Dies soll zur Systematisierung der bestehenden IT-Systeme beitragen und eine Analyse der Kompatibilität für eine digitale Langzeitarchivierung ermöglichen.
Diese Einschätzung kann über den, vom Nationalarchiv zur Verfügung gestellten, Eignungs-Antrag (dossier de maturité) gestellt werden. Der Antrag soll Organisationen dabei unterstützen die Eignung ihrer Systeme und ihres Dokumentationsbedarfs zu bewerten, sowie helfen ihre Anforderungen an die Einführung einer geeigneten und effizienten Lösung für das elektronische Dokumenten-Management (EDM) zu definieren.
Dieser Antrag ermöglicht es:
- Den Projektumfang und die Zielgruppen abzugrenzen;
- Ansprechpartner zu identifizieren;
- Eine Richtlinie und die Laufzeit für die Verwaltung der Dokumente zu definieren;
- Funktionale Anforderungen sowie Anforderungen an die Bestandserhaltung (z. B. Dauerhaftigkeit von Zertifikaten für elektronische Signaturen) festzulegen.
Es besteht die Möglichkeit, den Eignungs-Antrag vor dessen Übermittlung an das Nationalarchiv (scce@an.etat.lu) mit Informationen Ihrer Organisation zu ergänzen. Das Nationalarchiv wird Ihren Antrag anhand der von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen analysieren und innerhalb von zwei Monaten eine Einschätzung abgeben.
Achtung: Dieser Antrag bezieht sich ausschließlich auf die Einrichtung einer EDM-Lösung. Lösungen zur Einrichtung eines elektronischen Archivierungssystems werden zu einem späteren Zeitpunkt entwickelt.