Confier ses archives définitives

• Les locaux et aménagements répondent aux exigences en matière de sécurité, de conservation à long terme, en matière de température, d’hygrométrie et de protection anti-incendie et anti-inondation. 
• Suivant des standards scientifiques, les collaborateurs des ANLux rédigent des inventaires détaillés sur la base des inventaires et bordereaux fournis par les producteurs à l’occasion du transfert. 
• Les archives sont communiquées au public dans le respect des dispositions légales, dont la protection des données à caractère personnel. 
• Certains fonds peuvent être numérisés afin de faciliter leur accès et augmenter la visibilité des archives. 
• Les documents les plus fragiles peuvent être restaurés. 
• Les documents sont valorisés à travers des expositions, des publications etc.

• Les producteurs d’archives publiques relevant du régime général doivent proposer le versement de leurs archives définitives aux Archives nationales. Les Archives nationales sont l’institution de référence pour la conservation des archives publiques.
• Les producteurs d’archives relevant des régimes dérogatoires peuvent, sur demande, verser leurs archives définitives aux Archives nationales.

• Les documents n’ayant plus d’utilité administrative, mais ayant un intérêt historique, scientifique, culturel, économique ou sociétal, tel que mentionné dans le tableau de tri. Pour information: consultez la liste des types de documents à conserver qui donne un aperçu des documents pouvant avoir un intérêt historique, scientifique, culturel, économique ou sociétal.
  
• A défaut de tableau de tri, demandez une évaluation aux Archives nationales. De façon générale, les documents ayant moins de 10 ans ne doivent pas être versés car ils ont probablement encore une utilité administrative. Des exceptions peuvent être faites, comme par exemple à l’occasion de la cessation d’activité d’un organisme.

• A l’échéance de la durée d’utilité administrative telle que mentionnée dans le tableau de tri.
• Sans tableau de tri, demandez une évaluation aux Archives nationales.
  

• Les archives doivent être dans un bon état sanitaire.
  
• Les archives doivent être ordonnées, conditionnées et décrites clairement, permettant ainsi de retrouver facilement les documents et les informations qu’elles contiennent.

• Pour toute personne privée, toute société, organisme ou toute association de droit privé souhaitant déposer, donner ou léguer ses archives aux Archives nationales, les conditions sont définies dans un contrat. Pour plus d’informations, contactez le service Collecte, conseil et encadrement.

• Si vous êtes une administration publique, c’est l’Administration des bâtiments publics qui prend en charge le transfert matériel. Ce transport est gratuit pour vous. L’Administration des bâtiments publics peut vous fournir les cartons de déménagement nécessaires pour ranger vos boîtes d’archivage.

La procédure est décrite en détail dans la brochure « Versement d'archives » réalisée par les ANLux.

• Demandez le versement auprès des ANLux moyennant une demande écrite.
  
• Les ANLux viennent vous rendre visite pour évaluer les archives que vous désirez verser.
  
• En cas d’accord sur la prise en charge des archives par les ANLux
  • Vous devez réaliser un inventaire ;
    
  • Vous devez préparer physiquement les archives et les conditionner dans des fardes puis dans des boîtes d'archivage.
• Lorsque toutes les conditions sont réunies, le transfert matériel de vos archives est organisé par les ANLux et réalisé par l'Administration des bâtiments publics.
• Un bordereau de versement sera établi entre vous et les ANLux pour attester du transfert officiel de responsabilité.