Gemäß dem Archivgesetz vom 17. August 2018 sind die Provenienzstellen öffentlichen Archivguts, die den allgemeinen Regelungen des Gesetzes unterworfen sind, dazu angehalten dem Luxemburger Nationalarchiv die Archivdokumente, die über einen historischen, wissenschaftlichen, kulturellen, wirtschaftlichen oder gesellschaftlichen Wert verfügen, zu übergeben. Dieses Archivgut wird folglich vom Standort der Provenienzstelle der Dokumente in eines der Nationalarchiv-Depots gebracht.
Die Ablieferungs-Prozedur wird in der Broschüre „Versement d'archives“ des Nationalarchivs beschrieben.
Die Provenienzstellen öffentlichen Archivguts, für die eine Ausnahmeregelung im Gesetz gilt, sind hierzu nicht verpflichtet. Sie sind von dieser Regelung ausgenommen, da sie selbst für die Verwaltung und Instandhaltung ihrer Archivdokumente sorgen. Sie haben jedoch die Möglichkeit dem Nationalarchiv auf Anfrage ihr Archivgut zu übertragen. Die Gemeinden, die Gewerkschaften der Gemeinden und die öffentlichen Einrichtungen der Gemeinden können einen Kooperationsvertrag mit dem Staat abschließen in Bezug auf ihre öffentlichen Archive, gemäß der Großherzoglichen Verordnung vom 17. März 2021.
Jede Privatperson, jedes Unternehmen, jede Institution oder Vereinigung privaten Rechts kann sein/ihr Archivgut an das Nationalarchiv zur Verwahrung übergeben, abgeben oder abtreten. Voraussetzung hierfür ist, dass das Archivgut in den Sammlungsradius des Nationalarchivs passt.
Zu diesem Zeitpunkt geht die Verantwortung für die Aufbewahrung der Dokumente vom Dokumentenerzeuger auf das Nationalarchiv über.
Welche Vorteile hat eine Hinterlegung von Archivgut beim Nationalarchiv?
- Die Räumlichkeiten und Ausstattungen des Nationalarchivs erfüllen die Anforderungen in puncto Sicherheit, langfristige Lagerung, Temperatur, Hygrometrie sowie Brand- und Hochwasserschutz.
- Die Mitarbeiter des Nationalarchivs erstellen unter Einhaltung wissenschaftlicher Standards und anhand der von den bei der Übergabe von den Dokumentenerzeuger bereitgestellten Inventare und Listen detaillierte Bestandsverzeichnisse.
- Die Dokumente werden der Öffentlichkeit unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften (zum Schutz personenbezogener Daten z.B.) zur Einsicht zur Verfügung gestellt.
- Einige Bestände werden unter Umständen digitalisiert, um den Zugang zu erleichtern und um die Originale zu schonen.
- Beschädigte Dokumente können restauriert werden.
- Die Dokumente werden durch Ausstellungen, Veröffentlichungen usw. einem breiteren Publikum zugänglich gemacht.
Wer hinterlegt seine Dokumente beim Nationalarchiv?
- Provenienzstellen öffentlichen Archivguts, die den allgemeinen Regelungen des Gesetzes unterworfen sind, sind dazu verpflichtet dem Nationalarchiv die Hinterlegung historisch relevanter Archivdokumente anzubieten. Das Nationalarchiv ist die Referenz-Einrichtung für die Aufbewahrung öffentlicher Archivdokumente.
- Provenienzstellen, für die eine Ausnahmeregelung im Gesetz gilt, können auf Anfrage historisch relevante Archivdokumente beim Nationalarchiv hinterlegen.
Welche Dokumente werden beim Nationalarchiv hinterlegt?
- Dokumente, die keinen verwaltungsrechtlichen Nutzen mehr haben, aber gemäß dem Bewertungsmodell einen historischen, wissenschaftlichen, kulturellen, wirtschaftlichen oder gesellschaftlichen Wert besitzen. Hinweis: Greifen Sie auf die Liste der zu verwahrenden Dokumenttypen zurück. In dieser sind jene Dokumente aufgeführt, die über einen historischen, wissenschaftlichen, kulturellen, wirtschaftlichen oder gesellschaftlichen Wert verfügen.
- Falls kein Bewertungsmodell vorhanden ist, beantragen Sie bitte eine Auswertung beim Nationalarchiv. Dokumente, die weniger als zehn Jahre alt sind, dürfen im Allgemeinen nicht hinterlegt werden, da sie wahrscheinlich noch verwaltungsrechtlich genutzt werden. Ausnahmen sind möglich, zum Beispiel, wenn eine Institution ihre Aktivität eingestellt hat.
Wann werden die Dokumente beim Nationalarchiv abgeliefert?
- Sobald sie keinen Verwaltungsnutzen mehr haben (s. Bewertungsmodell)
- Ist kein Bewertungsmodell vorhanden, so fragen Sie bitte eine Bewertung beim Nationalarchiv an.
Welche Bedingungen müssen erfüllt werden, damit das Nationalarchiv eine Ablieferung akzeptiert?
- Die Archivdokumente müssen in einem guten hygienischen Zustand sein.
- Die Archivdokumente müssen gut geordnet, verpackt und klar beschrieben sein, damit einzelne Dokumente und darin enthaltene Informationen leicht aufzufinden sind.
Welche Bedingungen müssen erfüllt werden, wenn Archivgut an das Nationalarchiv zur Verwahrung übergeben, abgegeben oder abgetreten wird?
- Für jede Privatperson, jedes Unternehmen, jede Institution oder Vereinigung privaten Rechts, die Archivgut an das Nationalarchiv zur Verwahrung übergeben, abgeben oder abtreten will, wird ein Vertrag aufgestellt, in dem die Bedingungen festgelegt werden. Für weitere Informationen, kontaktieren Sie bitte den Dienst „Collecte, conseil et encadrement“.
Wer transportiert die Archive zum Nationalarchiv?
- Falls Sie eine öffentliche Verwaltung sind, übernimmt die Administration des bâtiments publics den Transfer. Dieser Transport ist für Sie kostenlos. Die Administration des bâtiments publics kann Ihnen die für den Transport der Archivboxen erforderlichen Umzugskartons zur Verfügung stellen.
Welches Verfahren muss ich für eine Ablieferung im Nationalarchiv einhalten?
Die Ablieferungs-Prozedur wird im Detail in der Broschüre „Versement d'archives“ des Nationalarchivs beschrieben.
- Stellen Sie beim Nationalarchiv einen schriftlichen Antrag auf Ablieferung.
- Das Nationalarchiv wird die Dokumente, die Sie hinterlegen möchten, bei Ihnen vor Ort prüfen.
- Im Falle einer Übernahme der Dokumente durch das Nationalarchiv:
- Muss ein Inventar erstellt werden;
- Muss das Archivgut physisch vorbereitet, d.h. zunächst in Jurismappen für Archivdokumente, dann in Archivboxen verpackt werden.
- Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, dann kann der materielle Transfer des besagten Archivguts durch das Nationalarchiv organisiert und von der Administration des bâtiments publics durchgeführt werden.
- Eine Abgabeliste wird im Einverständnis zwischen Ihnen und dem Nationalarchiv erstellt, die auch die offizielle Übertragung der Verantwortung bescheinigt.