© Joe Goergen
Jedes Dokument und jede Akte muss beschrieben werden, um identifizierbar zu sein. Eine gute Beschreibung ist klar, präzise und knapp. Zu vermeiden sind Abkürzungen und eine Terminologie, die nicht von allen Benutzern verstanden wird.
Obligatorische Elemente einer guten Beschreibung:
- Titel: behandeltes Thema
- Datum: entweder das Datum des Dokuments selbst oder die Rahmendaten, d. h. das Datum des ältesten und das Datum des jüngsten in der Akte enthaltenen Dokuments
Fakultative Elemente:
- Autor
- Kennung: eine Ordnungsnummer, die auf ein Register, eine Datenbank, eine spezielle Codierung der Tätigkeit usw. verweist