Es ist zu unterscheiden zwischen:
- Räumen für die Aufbewahrung der laufenden Registratur und der Zwischenarchive, welche noch für administrative und/oder juristische Zwecke genutzt werden;
- Räumen für die Aufbewahrung des historischen Archivs: diese müssen höhere Standards erfüllen.
In Archivräumen für die laufende Registratur und das Zwischenarchiv, ist es wichtig folgende Risiken zu vermeiden wie Einwirkung von Wasser, Feuer, Temperaturschwankungen, Feuchtigkeit, Staub, Nagetierbefall, Insektenbefall, Verlust, Diebstahl, Überfüllung der Lagerkapazität, usw.
Beschädigte Dokumente können von Experten ausgebessert oder restauriert werden. Wenden Sie sich im Bedarfsfall an das Nationalarchiv.
Schäden vermeiden
Um Schäden und die damit verbundenen kostspielige Restaurierung zu vermeiden, empfehlen wir folgende Mindestanforderungen einzuhalten:
- Adäquater Standort
- Die Tragfähigkeit sollte geprüft werden, denn Papier ist schwer;
- Räume mit durchlaufenden Wasserleitungen sind ebenso zu vermeiden wie Dachspeicher, weil das Risiko eines Eindringens von Wasser bzw. starker Temperaturschwankungen besteht;
- Die Eingangstüren müssen für den Transport von Paletten mit Archivboxen geeignet sein. Der Zugang zum Lager per Aufzug empfiehlt sich.
- Gute Steuerungsmöglichkeit des Innenraumklimas. Regelmäßige Kontrollen von Temperatur, Feuchtigkeit und Lüftung sind erforderlich;
- Angemessene Beleuchtung;
- Anbringung geeigneter Regale, die das Gewicht der Dokumente tragen können und entsprechend verankert sind;
- Ausreichende Sicherung der Räumlichkeiten, um den Zugang unbefugter Personen zu verhindern
- Abschließbarkeit der Lagerräume;
- Ausreichende Sauberkeit der Räume.
Diese Räume sollten ausschließlich als Archivlager dienen. Eine gleichzeitige Lagerung von Haushalts- oder Pflegeprodukten, Lebensmitteln oder anderem Material ist verboten.