Am 25. März 2025 unterzeichneten Frau Josée Kirps, Direktorin des Luxemburger Nationalarchivs, und Herr Jo Kox, Präsident des Nationalen Kulturfonds (Focuna), gemeinsam das Bewertungsmodell für die Dokumente und Archive des Nationalen Kulturfonds. Der Vorstand des Fonds hatte der Unterzeichnung am 12. Februar 2025 zugestimmt. Das Projekt wurde Ende September 2024 begonnen. Das Bewertungsmodell wurde in den letzten Monaten in Zusammenarbeit mit dem Service collecte, conseil et encadrement des Nationalarchivs erstellt.
Im Rahmen eines Aufrufs des Nationalarchivs im Sommer 2023, meldete sich der Nationale Kulturfonds. Dieser Aufruf hatte zum Zweck, freiwillige Kooperationspartnerschaften zwischen dem Nationalarchiv und den Einrichtungen zu etablieren, die unter die sogenannte Ausnahmeregelung gemäß Artikel 4(2) des Archivierungsgesetzes fallen. Es ging darum, den ausgewählten Bewerbern den organisatorischen und methodischen Rahmen sowie die qualifizierten Ressourcen zur Ausarbeitung eines Bewertungsmodells zur Verfügung zu stellen.
Das Nationalarchiv hat somit den Nationalen Kulturfonds bei der Erstellung seines Bewertungsmodells unterstützt, obwohl das Gesetzt vorsieht, dass diese Einrichtungen, in der Regel selbst für die Erstellung zuständig sind. Der Nationale Kulturfonds gehört zu den 30 Organisationen, die im Rahmen des Aufrufs unterstützt werden.
Einrichtungen, die unter die gesetzliche Ausnahmeregelung fallen sind für die Aufbewahrung ihrer endgültigen Archive selbst verantwortlich. Sie haben allerdings die Möglichkeit, diese dem Nationalarchiv anzuvertrauen, wenn sie sie nicht selbst aufbewahren können. Dies steht im Gegensatz zu den Ministerien und Verwaltungen, für die die Abgabe der endgültigen Archive an das Nationalarchiv verpflichtend ist.
Das Bewertungsmodell ist unabhängig vom Speichermedium der Dokumente, auf das es verweist, angelegt. Die Aufbewahrungsregeln gelten daher sowohl für physische als auch für digitale Dokumente.