Les documents qui n’ont plus d’utilité administrative pour les producteurs d'archives publiques et qui n'ont aucun intérêt historique, scientifique, culturel, économique ou sociétal, peuvent être détruits.
- Si l’administration n’a pas encore de tableau de tri, elle peut contacter les Archives nationales pour toute demande d'évaluation.
- Si l’administration dispose d’un tableau de tri, elle se réfère aux instructions de la colonne « sort final ».
Procédure à suivre
Pour les producteurs d'archives publiques relevant du régime général et des régimes dérogatoires :
La procédure de destruction est décrite dans la brochure « Versement d'archives » réalisée par les ANLux.
- Identification des dossiers et évaluation de la quantité de documents à détruire ;
- Rédaction du bordereau de destruction ;
- Notification de la destruction par voie de lettre officielle aux ANLux au moins 3 moins avant la date de destruction souhaitée. Les ANLux délivrent un avis en retour ;
- Sans objection écrite de la part des ANLux au bout de 2 mois, l'administration procède à ses propres frais à une destruction sécurisée de ses archives
- Destruction des archives papier : le document ne doit pas pouvoir être reconstitué car il peut contenir des données sensibles, classifiées ou à caractère personnel. Par conséquent, veuillez avoir recours au service des imprimés et fournitures de bureau (IFB) du CTIE qui prend en charge la destruction de documents, y compris les documents confidentiels ;
- Destruction des archives électroniques : la touche « delete » est insuffisante. Les disques optiques doivent être broyés et les supports d’information électromagnétiques (ex : les bandes, les disquettes et les disques durs) doivent être démagnétisés.
Pour l’élimination de grandes quantités de supports informatiques de stockage, adressez-vous à une firme spécialisée qui vous délivrera une attestation après élimination.
- Destruction des archives papier : le document ne doit pas pouvoir être reconstitué car il peut contenir des données sensibles, classifiées ou à caractère personnel. Par conséquent, veuillez avoir recours au service des imprimés et fournitures de bureau (IFB) du CTIE qui prend en charge la destruction de documents, y compris les documents confidentiels ;
Pour tout autre producteur d'archives publiques ou privées :
- La procédure de destruction est à votre discrétion. La rédaction d’un bordereau et la destruction sécurisée restent des bonnes pratiques fortement recommandées.