Dokumente, die für die Provenienzstellen öffentlichen Archivguts keinen administrativen Nutzen mehr haben und die über keinen historischen, wissenschaftlichen, kulturellen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Wert verfügen, können kassiert werden.
- Verfügt die Verwaltung noch nicht über ein eigenes Bewertungsmodell, kann sie das Nationalarchiv für eine Bewertung kontaktieren.
- Verfügt die Verwaltung über ein Bewertungsmodell, befolgt sie die Anweisungen in der Rubrik „endgültige Bestimmung“.
Im Falle einer Kassation einzuhaltendes Verfahren
Provenienzstellen öffentlichen Archivguts die den allgemeinen Regelungen des Gesetzes unterworfen sind:
Die Kassations-Prozedur wird in der Broschüre „Versement d'archives“ des Nationalarchivs beschrieben.
- Identifizierung der Akten und Einschätzung der Dokumentenmenge, die kassiert werden soll;
- Erstellung einer Kassationsliste;
- Die Kassationsanfrage muss mindestens 3 Monate vor der anvisierten Kassation per formellem Antrag an das Nationalarchiv gestellt werden;
- Die Verwaltung kann auf eigene Kosten die sichere Vernichtung ihrer Archivdokumente veranlassen, insofern ihr innerhalb von 2 Monaten kein schriftlicher Einwand von Seiten des Nationalarchivs zugestellt wurde.
- Vernichtung von Papierdokumenten: Eine Wiederherstellung des Dokuments darf nicht möglich sein, da es sensible, geheime oder personenbezogene Daten enthalten kann. Bitte wenden Sie sich an den CTIE-Dienst „Service des imprimés et fournitures de bureau“ (IFB), der sich um die fachmännische Vernichtung von Dokumenten, einschließlich von vertraulichen Dokumenten, kümmert.
- Vernichtung elektronischer Dokumente: Es reicht nicht, auf Ihrem Computer auf „Löschen“ zu drücken. Optische Datenträger müssen geschreddert und elektromagnetische Datenträger (z. B. Magnetbänder, Disketten und Festplatten) entmagnetisiert werden. Für die Entsorgung großer Mengen elektronischer Speichermedien wenden Sie sich bitte an ein externes spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen, das Ihnen nach der Vernichtung eine Bescheinigung ausstellt.
- Vernichtung von Papierdokumenten: Eine Wiederherstellung des Dokuments darf nicht möglich sein, da es sensible, geheime oder personenbezogene Daten enthalten kann. Bitte wenden Sie sich an den CTIE-Dienst „Service des imprimés et fournitures de bureau“ (IFB), der sich um die fachmännische Vernichtung von Dokumenten, einschließlich von vertraulichen Dokumenten, kümmert.
Gemeinen, Gemeindesyndikate und öffentlich-kommunale Einrichtungen (établissement publics des communes):
- Die Kassationsanfrage samt Kassationsformular muss mindestens 3 Monate vor der anvisierten Kassation per formellem Antrag an das Nationalarchiv gestellt werden.
- Die Verwaltung kann auf eigene Kosten die sichere Vernichtung ihrer Archivdokumente veranlassen, insofern ihr innerhalb der oben benannten 3 Monate kein schriftlicher Einwand von Seiten des Nationalarchivs zugestellt wurde.
Andere Provenienzstellen öffentlichen oder privaten Archivguts:
- Der Kassationsvorgang unterliegt der Verantwortung der Provenienzstellen. Es ist jedoch ratsam, ein Kassationsformular auszufüllen und für eine sichere Vernichtung der Archivdokumente zu sorgen.